Duomenų Apsauga

„Young Living (YL)“ bendrovė visuomet siekia apsaugoti visų, su kuriais dirbame, duomenis. Nauji reglamentai reikalauja, kad visi Europos platintojai saugotų duomenis tokiu būdu, kuris atitiktų jų nacionalinių duomenų apsaugos institucijų nurodytą protokolą. Gali būti, jog nereikės prisiregistruoti savo nacionalinėje duomenų apsaugos institucijoje; tačiau jūs būsite atsakingi už tai, kad laikytumėtės naujų duomenų apsaugos taisyklių ir dokumentuotumėte atliktus veiksmus.

Šie patarimai skirti užtikrinti, jog saugiai saugotumėte surinktus svarbius duomenis. Apsilankykite savo nacionalinės duomenų apsaugos institucijos svetainėje ir vadovaukitės šiais patarimais bei geriausiomis praktikomis:

• Svarbu žinoti, kurie duomenys gaunami per YL, o kurie – jūsų. Laikykite šiuos duomenis atskirai.
• Veskite apskaitą apie tai, kokius asmeninius duomenis turite, ir žinokite, kam juos naudojate.
• Nelaikykite pasenusių ar nebereikalingų duomenų, nustatykite sau terminą (užsirašykite), kiek laiko ketinate saugoti asmeninius duomenis.
• Reguliariai peržiūrėkite ir ištrinkite duomenis.
• Prieš rinkdami asmeninius duomenis įsitikinkite, kad juos renkate atlikdami YL platintojo funkciją, arba jog duomenys skirti tik jūsų reikmėms.
• Jei renkate duomenis kaip YL platintojas, visada nurodykite, kad esate nepriklausomas „Young Living“ platintojas, pateikdami informaciją apie tai, kaip ketinate naudoti asmens duomenis, ir visada paraginkite asmenį susipažinti su „YL Europe“ privatumo nuostatomis. https://www.youngliving.com/lt_lt/company/privacy .
• Jei renkate duomenis sau (neskirta su YL susijusiems renginiams ar informaciniam naujienlaiškiui ir t. t.; netgi jei parduodate YL produktus visuomenės Brand Partneriams savo svetainėje), tada asmeniniai duomenys yra jūsų nuosavybė ir jūs esate už juos atsakingi. Nenaudokite šių duomenų, jog užregistruotumėte YL Brand Partnerius. Pirma, asmens registracija, jam nežinant ar jam nedalyvaujant, prieštarauja YL nuostatoms. Antra, jums reikia raštiško sutikimo (pvz., duomenų savininko el. laiškas, kurį turite saugiai archyvuoti), kad galėtumėte dalintis jo asmeniniais duomenimis su kuo nors kitu.

Taip pat turite pranešti duomenų savininkui, kiek laiko planuojate saugoti jo duomenis. Tai įprastai daroma pateikiant privatumo pranešimą. Tiesiog pateikite savo svetainėje pareiškimą – ICO svetainėje galite rasti pavyzdžių: https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (arba patikrinkite informaciją, pateikiamą savo šalies duomenų apsaugos institucijos)

• Įsitikinkite, kad jūsų turimi duomenys – tikslūs ir teisingi.
• Leiskite asmenims pateikti prašymą ištrinti jų duomenis.
• Jei prašymas ištrinti duomenis susijęs su YL susijusiais duomenimis, persiųskite šį prašymą ištrinti duomenis Europos klientų aptarnavimo skyriui customercare@youngliving.com
• Jei duomenų ištrynimo užklausoje nurodomi su YL nesusiję duomenys (jūsų organizuoti renginiai ar siunčiami naujienlaiškiai arba duomenys, kuriuos gavote per savo internetinę parduotuvę / svetainę), tada jūs esate atsakingi už tai, kad šie duomenys būtų ištrinti per 28 dienas (įskaitant el. laiškus, „Excel“ sąrašus, „Word“ dokumentus ir pan., išskyrus sąskaitas faktūras), patvirtinant raštu (pavyzdžiui, el. paštu).
  
• Prašome paraginti „Young Living“ Brand Partnerius susisiekti su „Young Living“ klientų aptarnavimo skyriumi dėl asmeninės informacijos, kuri nurodyta jų „Young Living“ paskyrose.
• Jei esate JAV Brand Partnerys ar bet kurios kitos YL rinkos Brand Partnerys ir turite Brand Partnerių ar klientų Europoje, atkreipkite dėmesį, kad privalote laikytis naujo duomenų apsaugos režimo ir dokumentuoti atliktus veiksmus.
• Jei jums reikalingi duomenys sutarčiai vykdyti (pavyzdžiui, vardas, pavardė, adresas, telefono numeris, el. pašto adresas...) ir klientas nori, kad jo duomenys būtų ištrinti, praneškite jam, kad nebus galima pristatyti jo prekių, jei nebus saugomi jo duomenys. Brand Partneriai turėtų susisiekti tiesiogiai su „Young Living“ klientų aptarnavimo komanda dėl jų „Young Living“ paskyrose esančios asmeninės informacijos, kuri galėtų turėti įtakos prekių pristatymui. Jie taip pat gali atnaujinti savo informaciją Virtualiajame biure.
• Įsitikinkite, kad jūsų saugomi duomenys yra lengvai prieinami (bet saugūs) ir atnaujinti.
• Jei klientas prašo, jog jam nusiųstumėte jo turimus duomenis, tai padaryti privalote per 30 dienų nuo to laiko, kai gavote prašymą, bet tik įsitikinę, kad šią užklausą pateikė duomenų savininkas. Niekas (net jei tai giminaitis) negali reikalauti kažkieno asmens duomenų.
• Turite turėti raštišką sutikimą siųsti rinkodaros medžiagą klientams. Į tai įeina rekomendacijų tam tikriems produktams teikimas.
• Visi jūsų organizacijos Brand Partnerių asmeniniai duomenys Virtualiajame biure jau yra iš anksto patikrinti, ar nėra atsisakymų gauti reklamos informaciją. Jei kas nors iš jūsų organizacijos atsisako gauti reklamos informaciją, negalite jiems siųsti el. laiškų su reklamos turiniu, informacijos apie produktus, renginius ar pan. Tačiau atsisakymas gauti reklamos informaciją neturi įtakos susisiekimui dėl užsakymo problemų.
• Užtikrinkite, kad duomenys, kuriuos turite, yra saugūs – klientų duomenis galite laikyti užrakinamoje spintelėje ar apsaugotame kompiuteryje, prie kurio niekas neturi prieigos. Pasidomėkite kompiuterių ir mobiliųjų telefonų slaptažodžiais, apsaugos nuo vagysčių ir sekimo priemonėmis ir apribokite prieigą prie savo bylų ir darbo erdvės. Jei naudojatės debesijos duomenų saugyklomis ar kitais paslaugų teikėjais, įsitikinkite pakankamu jų saugumu.
• Jei duomenų saugumas pažeistas, pavyzdžiui, duomenys prarasti ar pavogti, tuomet jūs privalote apie tai pranešti nacionalinei duomenų apsaugos institucijai per 72 valandas.
• Deja, „WhatsApp“ neatitinka GDPR, nes per šią programėlę dalinamasi visa kontaktine informacija telefone su kitomis „Facebook“ įmonėmis (žr. privatumą ir sąlygas). Dalytis duomenimis su „kažkuo kitu“ galima tik gavus duomenų savininko sutikimą.

Rekomenduojame:

• Stenkitės nerašyti asmeninių duomenų (kiek įmanoma) ant lipnių lapelių ar popieriaus lapų, nes jie gali lengvai pasimesti.
• Archyvuokite sutikimą (saugiai)
• Nepalikite nešiojamojo kompiuterio, telefono, „iPad“ ar panašių daiktų automobilyje per naktį.
• Labai rekomenduojame naudoti popieriaus smulkintuvą, jog atsikratytumėte atspausdintų lapų ar senų popierinių dokumentų. Niekada nemeskite jų į įprastą šiukšliadėžę.
• Ištrinkite senas bylas ir ištuštinkite nešiojamojo kompiuterio „šiukšliadėžę“
• Prieš atsisiųsdami atnaujintą bylą, ištrinkite seną.
• Aptardami asmeninius duomenis, visuomet bendraukite su duomenų savininku tik tiesiogiai arba el. laiškais.

KAIP DUOMENŲ KONTROLIERIUS JŪS GALIMAI TURITE ĮSIPAREIGOTI UŽSIREGISTRUOTI SAVO NACIONALINĖJE DUOMENŲ APSAUGOS INSTITUCIJOJE.