Gegevensbescherming

Young Living hecht grote waarde aan het beschermen van de gegevens van iedereen waarmee samengewerkt wordt. Volgens nieuwe reguleringen dienen alle Europese distributeurs gegevens te beschermen op manieren die in lijn zijn met het specifieke protocol van hun nationale gegevensbeschermingsautoriteit. Hoewel je je mogelijk niet hoeft te registreren bij je nationale gegevensbeschermingsautoriteit, ben je wel verantwoordelijk voor het volgen van de nieuwe regels betreffende gegevensbescherming en het vastleggen van genomen stappen.

De volgende tips helpen je belangrijke gegevens op een veilige manier te bewaren. Ga naar de website van jouw nationale gegevensbeschermingsautoriteit en volg deze tips en handelingen:

• Zorg ervoor dat je weet welke gegevens van YL zijn en welke gegevens van jou zijn. Houd de gegevens gescheiden.
• Maak een overzicht van persoonlijke gegevens in jouw bezit en waar deze voor gebruikt worden.
• Bewaar geen gegevens die verlopen zijn of niet langer nodig zijn. Bepaal een tijdslimiet (en schrijf deze limiet op) voor het bewaren van persoonlijke gegevens.
• Bekijk en verwijder onnodige gegevens regelmatig.
• Controleer voor het verzamelen van gegevens of deze gegevens bedoeld zijn voor persoonlijk gebruik of voor gebruik als YL-distributeur.
• Als de gegevens bedoeld zijn voor gebruik als YL-distributeur, moet je altijd duidelijk maken hoe je de persoonlijke gegevens gaat gebruiken en altijd verwijzen naar het Privacybeleid van YL Europe: https://www.youngliving.com/nl_NL/company/privacy .
• Als de gegevens bedoeld zijn voor persoonlijk gebruik (dus niet bedoeld voor bijvoorbeeld evenementen of nieuwsbrieven gerelateerd aan YL of het verkopen van YL-producten op je eigen website), ben jij verantwoordelijk voor deze gegevens. Gebruik deze gegevens niet om iemand aan te melden bij YL. Het is niet toegestaan om iemand zonder enige kennisgeving aan te melden bij YL. Daarnaast heb je schriftelijke toestemming (bijvoorbeeld een e-mail van de betreffende persoon, die op veilige wijze gearchiveerd is) nodig voordat je persoonlijke gegevens mag delen.

Ook moet je de betreffende persoon laten weten hoe lang je zijn/haar gegevens zal bewaren. Dit wordt meestal gedaan door middel van een privacyverklaring. Je kunt een eenvoudige privacyverklaring op je website delen, ICO heeft enkele voorbeelden: https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (of raadpleeg de website van jouw nationale gegevensbeschermingautoriteit)

• Zorg ervoor dat bewaarde gegevens juist zijn.
• Sta mensen toe een verzoek voor verwijdering van gegevens in te dienen.
• Als het verzoek betrekking heeft op gegevens gerelateerd aan YL, kun je het verzoek doorsturen naar onze klantenservice: klantendient@youngliving.com.
• Als het verzoek betrekking heeft op gegevens niet gerelateerd aan YL (jouw evenementen, nieuwsbrieven of gegevens die via jouw webwinkel of website verzameld worden), is het jouw verantwoordelijkheid om deze gegevens (inclusief e-mails, Exceloverzichten, Word-documenten, maar exclusief rekeningen)  binnen 28 dagen te verwijderen.
• Raad Brandpartners bij vragen over persoonlijke gegevens bewaard in hun Young Living-account aan contact op te nemen met de klantenservice.
• Als je deel uitmaakt van de Amerikaanse markt of een andere markt, maar samenwerkt met Brandpartners of klanten woonachtig in Europa, dien je de nieuwe gegevensbeschermingsreguleringen te volgen en genomen stappen vast te leggen.
• Als je gegevens (bijv. naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) nodig hebt om te kunnen voldoen aan contractuele verplichtingen en de klant vraagt om verwijdering van zijn of haar gegevens, dien je hem of haar te informeren dat producten niet geleverd kunnen worden zonder deze gegevens. Brandpartners kunnen bij vragen over persoonlijke gegevens en de levering van producten contact opnemen met de klantenservice. Ze kunnen ook ervoor kiezen om de gegevens zelf bij te werken in het Virtuele kantoor.
• Zorg ervoor dat gegevens up-to-date en makkelijk toegankelijk zijn (maar veilig opgeborgen).
• Als een klant vraagt welke persoonlijke gegevens je bezit, dien je deze informatie binnen dertig dagen van de aanvraag te delen. Niemand, zelfs niet een familieBrandpartner, mag om iemands persoonlijk gegevens vragen.
• Je hebt schriftelijke toestemming nodig om producten te promoten. Promoten kan het aanbevelen van bepaalde producten zijn.
• Persoonlijke gegevens van jouw organisatie in het Virtuele kantoor worden vooraf gecontroleerd op mogelijke afmeldingen voor reclames en promoties. Als iemand in je organisatie zich afgemeld heeft, kun je deze persoon geen e-mails met reclame, informatie over producten, evenementen of soortgelijke zaken sturen. Afmeldingen zijn niet van invloed op contact naar aanleiding van problemen met bestellingen.
• Je dient persoonlijke gegevens op een veilige manier te bewaren. Bewaar persoonlijke gegevens in een afgesloten archiefkast of op een computer die niemand anders gebruikt. Voorzie de computer van een wachtwoord, bescherm de computer tegen diefstal, denk na over trackingmaatregelen voor computers en mobiele telefoons en verdiep je in maatregelen die toegang tot documenten en kantoorruimte beperken. Als je gebruikmaakt van een cloud of een soortgelijke dienst, moet je er zeker van zijn dat deze veilig zijn.
• Als gegevens geschonden worden, bijvoorbeeld door verlies of diefstal, dien je de nationale gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur op de hoogte te brengen.
• Helaas voldoet WhatsApp niet aan de AVG. Gegevens worden namelijk van de telefoon gehaald en gedeeld met andere Facebookbedrijven (raadpleeg het Privacybeleid en Voorwaarden van Facebook voor meer informatie). Gegevens delen met 'iemand anders' mag alleen gedaan worden als de eigenaar van de gegevens hiervoor toesteming geeft.

Tips:

• Vermijd, waar je kunt, het opschrijven van persoonlijke gegevens op post-its of stukjes papier. Deze ben je namelijk zo kwijt.
• Bewaar toestemming op veilige wijze.
• Laat je laptop, telefoon, iPad of ander apparaat 's nachts niet achter in de auto.
• Gebruik een papierversnipperaar om geprinte documenten of oude documenten te vernietigen. Gooi deze documenten nooit zomaar in de prullenbak.
• Verwijder oude documenten en maak de prullenbak op de laptop leeg.
• Verwijder voor het downloaden van een nieuw document eerst het oude document.
• Zorg er altijd voor dat je persoonlijk of via e-mail contact hebt met de eigenaar van persoonlijke gegevens als je deze bespreekt.

ALS GEGEVENSBEHEERDER BEN JE MOGELIJK WETTELIJK VERPLICHT OM JE TE REGISTREREN BIJ JE NATIONALE GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT.