Ochrona danych

Firma Young Living zawsze dąży do tego, aby chronić dane osób, z którymi współpracuje. Nowe przepisy wymagają, aby wszyscy europejscy Brand Partnerzy chronili dane w sposób zgodny z określonym protokołem ich krajowych organów regulacyjnych. Rejestracja w indywidualnym krajowym organie regulacyjnym ds. ochrony danych może nie być wymagana, ale dystrybutor będzie odpowiedzialny za przestrzeganie nowych zasad ochrony danych oraz dokumentację podjętych kroków.

Poniższe wskazówki mają na celu pomóc ci w bezpiecznym przechowywaniu danych. Odwiedź stronę internetową krajowego organu regulacyjnego ds. ochrony danych osobowych i zastosuj się do naszych porad i zaleceń:

• Upewnij się, jakie dane pochodzą od YL, a jakie są twoimi własnymi. Dane te należy przechowywać oddzielnie.
• Prowadź dokumentację na temat tego, jakie dane osobowe posiadasz i do czego je wykorzystujesz.
• Nie przechowuj danych, które są nieaktualne lub nie są już potrzebne. Ustal limit (zapisz go) dotyczący tego, jak długo będziesz przechowywać dane osobowe.
• Regularnie przeglądaj i usuwaj niepotrzebne dane.
• Zanim zbierzesz dane osobowe, upewnij się, czy będą one zbierane do celów związanych z pełnieniem przez ciebie funkcji Brand Partnera YL, czy też do twoich własnych.
• Jeśli zbierasz dane jako Brand Partner YL, zawsze zaznaczaj, że jesteś niezależnym Brand Partnerem Young Living, dodając informację o tym, w jaki sposób zamierzasz wykorzystać dane osobowe i pamiętaj, aby zawsze odsyłać do Polityki prywatności YL Europe: https://www.youngliving.com/pl_pl/company/privacy .
• Jeśli zbierasz dane do celów własnych (niezwiązanych z wydarzeniami lub newsletterami YL itp.; nawet sprzedając produkty YL przez swoją stronę), oznacza to, że dane te należą do ciebie i to ty jesteś za nie odpowiedzialny. Nie możesz używać tych danych, aby zarejestrować kogoś do Young Living. Po pierwsze, rejestracja kogoś bez jego wiedzy lub obecności jest niezgodna z polityką YL, a po drugie, aby dzielić się danymi konkretnej osoby z kimś innym, wymagana jest jej pisemna zgoda (na przykład wiadomość e-mail od właściciela danych, którą należy przechowywać w bezpieczny sposób).

Musisz również poinformować właściciela o tym, jak długo zamierzasz przechowywać jego dane. Zazwyczaj odbywa się to za pomocą informacji o ochronie prywatności. Umieść na swojej stronie krótkie oświadczenie — spójrz na załączone przykłady ze strony ICO: https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (lub sprawdź informacje od organu regulacyjnego ds. ochrony danych w twoim kraju).

• Upewnij się, że dane, które przechowujesz są dokładne i prawidłowe.
• Pozwól właścicielom danych wnioskować o ich usunięcie.
• Jeśli wniosek o usunięcie danych dotyczy danych związanych z YL, przekaż go do europejskiego Biura Obsługi Klienta obslugaklienta@youngliving.com
• Jeśli wniosek o usunięcie danych odnosi się do danych niezwiązanych z YL (twoje wydarzenia lub newslettery lub dane otrzymane poprzez własny sklep internetowy/stronę), to twoim obowiązkiem jest, aby dane te zostały usunięte w ciągu 28 dni (włącznie z wiadomościami e-mail, listami Excel, dokumentami Word itp., ale z wyłączeniem faktur) w formie pisemnej (np. wiadomość e-mail).
• Zachęcaj Brand Partnerów Young Living do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta YL w związku z danymi osobowymi, które znajdują się na ich koncie Young Living.
• Jeśli jesteś Brand Partnerem YL ze Stanów Zjednoczonych lub innego rynku YL i masz klientów i Brand Partnerów YL z Europy, pamiętaj, że musisz przestrzegać nowego systemu ochrony danych i udokumentować podjęte kroki.
• Jeśli potrzebujesz danych do realizacji umowy (np. imienia i nazwiska, adresu, numeru telefonu, adresu e-mail), a klient chce, aby jego dane zostały usunięte, poinformuj go, że produkty nie mogą zostać dostarczone bez zachowania jego danych. Brand Partnerzy YL powinni skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta Young Living w sprawie danych osobowych, które znajdują się na ich koncie Young Living i które mogą mieć wpływ na dostawę towarów. Mogą również zaktualizować swoje informacje w Wirtualnym Biurze.
• Upewnij się, że twoja dokumentacja jest łatwo dostępna (a jednocześnie bezpieczna) oraz aktualna.
• Jeśli klient zażąda przesłania mu wszystkich jego danych, które przechowujesz, musisz zrobić to w ciągu 30 dni od tego żądania, ale dopiero po zweryfikowaniu, że żądanie to pochodzi od właściciela danych. Nikt (nawet krewny) nie może prosić o dane osobowe innej osoby.
• Musisz mieć pisemną zgodę od klientów dotyczącą otrzymywania informacji marketingowych. Marketing może obejmować rekomendacje określonych produktów.
• Dane osób w twojej organizacji w Wirtualnym Biurze są już wstępnie przeszukane i sprawdzone pod kątem ewentualnych rezygnacji z otrzymywania informacji reklamowych. Jeśli osoba z twojej organizacji zrezygnowała z takiej usługi, nie możesz wysyłać jej wiadomości e-mail z treściami reklamowymi, informacjami o produktach, wydarzeniach i tym podobnych. Kontakt z powodu problemów związanych z zamówieniem nie zalicza się do kategorii powiązanych z rezygnacją.
• Upewnij się, że dane, które posiadasz, są bezpieczne. Przechowuj je w zamkniętej szafce na dokumenty lub na zabezpieczonym komputerze, do którego nikt inny nie ma dostępu. Zapoznaj się z zasadami tworzenia haseł, zapobieganiem kradzieży oraz narzędziami śledzenia dla komputerów i telefonów komórkowych, pamiętaj również, aby ograniczyć dostęp do swoich plików i przestrzeni biurowej. W przypadku przechowywania danych w chmurze lub korzystania z innych usług, należy upewnić się, czy są one odpowiednio zabezpieczone.
• Jeżeli dojdzie do naruszenia danych (utraty lub kradzieży), musisz w ciągu 72 godzin powiadomić o tym krajowy organ ds. ochrony danych.
• Niestety usługa „WhatsApp” nie jest zgodna z RODO, ponieważ pobiera wszystkie dane kontaktowe z telefonu i udostępnia je innym firmom należącym do Facebooka (szczegóły w ich polityce prywatności i regulaminie). Dzielenie się danymi z inną osobą może odbywać się wyłącznie za zgodą właściciela danych.

Wskazówki:

• Unikaj zapisywania danych osobowych na kartce, małych przyklejanych karteczkach lub innym papierze, który może się łatwo zgubić.
• Przechowuj zgody w archiwum (w bezpieczny sposób).
• Nie zostawiaj laptopa, telefonu, iPada itp. w samochodzie na noc.
• Aby pozbyć się wszystkich wydruków i starych dokumentów w formie papierowej, zalecamy korzystanie z niszczarki. Nigdy nie wyrzucaj ich do zwykłego kosza na śmieci.
• Usuń stare pliki i wyczyść folder „kosz” na swoim laptopie.
• Przed pobraniem nowego, zaktualizowanego pliku, usuń jego starą wersję.
• W przypadku omawiania danych osobowych, upewnij się, że kontaktujesz się (w rozmowie lub za pomocą wiadomości e-mail) bezpośrednio z właścicielem tych danych.

JAKO KONTROLER DANYCH MOŻESZ BYĆ PRAWNIE ZOBOWIĄZANY DO REJESTRACJI W KRAJOWYM URZĘDZIE OCHRONY DANYCH.