Защита Данных

Компания Young Living всегда стремится соблюдать все меры по защите данных субъектов, с которыми сотрудничает. Согласно новым правилам, европейские дистрибьюторы должны соблюдать меры по защите данных в соответствии с регламентом уполномоченных регулирующих органов в стране их проживания. Возможно, вам не придется регистрироваться в уполномоченном органе по защите персональных данных на территории своей страны проживания, однако вы будете нести ответственность за соблюдение новых правил защиты данных и документирование предпринятых вами шагов.

Эти советы помогут вам надежным образом хранить важные данные, которые вы собираете. Ознакомьтесь с информацией на сайте уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в своей стране и следуйте советам ниже:

• Проверьте, какие данные к вам поступают от YL, и какими владеете лично вы. Храните это данные раздельно.
• Ведите учет данных, которые вы храните, и не забывайте, для чего вы их используете.
• Не храните устаревшие или ненужные данные. Установите для себя временные рамки (запишите их) для хранения личных данных.
• Регулярно проверяйте и удаляйте ненужные данные.
• Перед началом сбора личных данных определитесь, в какой роли вы их собираете: в роли дистрибьютора YL или для своих собственных целей.
• Если вы собираете данные в роли дистрибьютора YL, всегда указывайте, что вы Независимый дистрибьютор Young Living, добавляйте информацию о том, как вы собираетесь использовать эти данные и ссылайтесь на Политику конфиденциальности Young Living (Europe) https://www.youngliving.com/ru_EU/company/privacy .
• Если вы собираете данные в своих собственных целях (не предназначенных для использования в целях YL, в том числе для продажи продукции YL через собственную веб-страницу), в таком случае персональные данные принадлежат вам и вы несете ответственность за их хранение. Не используйте эти данные для регистрации людей в YL. Во-первых, регистрация кого-либо в компанию без его/ее ведома и личного присутствия является нарушением Политик и процедур YL. Во-вторых, вы должны получить письменное согласие (например, электронное письмо от распорядителя данных, которое вам необходимо надежным образом сохранить) этого лица на разглашение таких данных третьим лицам.

Вы также должны сообщить распорядителю данных, как долго вы собираетесь хранить его/ее данные. Как правило, это можно сделать в уведомлении о конфиденциальности.  У себя на странице разместите простое уведомление. Пример вы можете найти на веб-сайте ICO https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (или проверьте информацию на сайте уполномоченного органа по защите персональных данных на территории своей страны проживания)

• Убедитесь в точности и достоверности данных, которые вы храните.
• Сообщайте распорядителям данных о возможности удаления их данных.
• Если запрос на удаление данных относится к данным, которыми владеет YL, просим направить его в Службу поддержки партнеров бренда по электронному адресу russia@youngliving.com
• Если запрос на удаление данных не относится к данным, которыми владеет YL (например, данные, которые вы получили на ваших собственных мероприятиях, через рассылку, свой интернет-магазин/веб-сайт), вы несете ответственность за удаление таких данных в течение 28 дней (включая электронные письма, документы Excel, Word и т.д., за исключением счетов-фактур) в письменном виде (например, электронные письма).
• Сообщите партнеров брендам Young Living о необходимости связываться со Службой поддержки партнеров бренда по вопросам персональных данных, указанных в их учетной записи Young Living.
• Если вы зарегистрированы на рынке США или любом другом рынке, и у вас в команде есть участники или клиенты из Европы, вам необходимо следовать новым правилам относительно защиты данных и документировать меры, которые вы предпринимаете в этом отношении.
• Если вам необходимы личные данные для выполнения условий договора (напр., имя, адрес, номер телефона, электронный адрес и т.д.), а клиент требует удаления таких данных, сообщите ему/ей, что доставка продукции будет невозможна в таком случае. партнеров брендам следует обращаться в Службу поддержки партнеров бренда Young Living по вопросам персональных данных в учетной записи, которые необходимы для доставки продукции. Кроме того, они самостоятельно могут изменить данные в Виртуальном офисе.
• Убедитесь, что данные, которые вы храните, легко доступны и актуальны.
• Если клиент запрашивает предоставление ему/ей имеющихся у вас данных, вы должны сделать это в течение 30 дней с момента запроса, но только после того, как вы убедитесь, что этот запрос поступил от распорядителя данных. Никто (даже родственник) не имеет права на получение персональных данных другого лица.
• У вас должно быть письменное согласие клиентов на получение от вас маркетинговой информации. К такой информации относится рекомендация продукции.
• Персональные данные вашей организации в Виртуальном офисе уже предварительно проверены на возможные "отказы" от получения рекламной информации. Если кто-то в вашей организации "отказался" от такого рода рассылки, вы не можете отправлять им электронные письма с рекламным содержанием, информацией о продуктах, событиях и т. д. Тем не менее вы можете связываться с клиентом относительно трудностей, связанных с заказом, несмотря на его/ее отказ от получения маркетинговой рассылки.
• Данные необходимо хранить надежным образом. Храните данные клиентов в специальном закрытом шкафу для документов или в надежном компьютере, к которому никто кроме вас не имеет доступа. Обеспечьте сохранность паролей, соблюдайте меры по предотвращению кражи и отслеживания данных ваших компьютеров и мобильных телефонов, ограничьте доступ к вашим документам и служебным помещениям. Если вы используете облачные хранилища или других поставщиков услуг, убедитесь в их безопасности.
• Если целостность данных нарушена, например, данные утеряны или украдены, вы обязаны уведомить об этом Управление уполномоченного органа по вопросам информации в течение 72 часов с момента обнаружения такой ситуации.
• К сожалению, приложение “WhatsApp” не удовлетворяет требованиям безопасности ГРЗД (GDPR), поскольку оно собирает всю контактную информацию с телефона и передает ее другим компаниям Facebook (см. их Политику конфиденциальности и условия). Передача данных третьим лицам может происходить только с согласия распорядителя данных.

Советы:

• Старайтесь не записывать персональные данные (по возможности) на бумаге, стикерах и других носителях, которые могут легко потеряться.
• Надежно храните согласие на использование данных.
• Не оставляйте ноутбуки, телефоны, iPad или другие подобные устройства на ночь в автомобиле.
• Мы рекомендуем использовать уничтожитель бумаги для уничтожения старых печатных документов. Никогда не выбрасывайте документы в мусорный ящик.
• Удаляйте старые файлы в компьютере и очищайте "корзину".
• Перед загрузкой обновленного файла удаляйте старый.
• Перед обсуждением персональных данных убедитесь, что вы говорите или переписываетесь непосредственно с распорядителем данных

КАК КОНТРОЛЕР ДАННЫХ ВЫ МОЖЕТЕ НЕСТИ ЮРИДИЧЕСКУЮ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РЕГИСТРАЦИЮ В УПОЛНОМОЧЕННОМ ОРГАНЕ ПО ЗАЩИТЕ ДАННЫХ В СВОЕЙ СТРАНЕ ПРОЖИВАНИЯ.