Zaštita podataka

U tvrtki Young Living oduvijek smo predani zaštiti podataka svih osoba s kojima surađujemo. Novi propisi zahtijevaju da svi europski partneri brenda zaštite podatke na način koji je u skladu s određenim protokolom nadležnih tijela za zaštitu podataka u njihovoj zemlji. Možda se nećete morati registrirati kod pojedinačnog nadležnog tijela za zaštitu podataka u vašoj zemlji, no bit ćete odgovorni za poštivanje novih pravila za zaštitu podataka i dokumentiranje mjera koje ste poduzeli.

Ovi savjeti pomoći će vam da osigurate zaštitu važnih podataka koje prikupljate. Posjetite web-stranicu nadležnog tijela za zaštitu podataka u vašoj zemlji i slijedite sljedeće savjete i najbolje prakse:

• Provjerite znate li koje podatke primate putem YL-a, a koji su podaci vaši. Čuvajte ih odvojeno.
• Vodite evidenciju o osobnim podacima koje pohranjujete i u koju ih svrhu upotrebljavate.
• Nemojte čuvati podatke koji su zastarjeli ili vam više nisu potrebni. Postavite si ograničenje (zapišite ga) za maksimalno razdoblje čuvanja osobnih podataka.
• Redovito pregledavajte i brišite nepotrebne podatke.
• Prije prikupljanja bilo kakvih osobnih podataka provjerite prikupljate li ih kao partner brenda YL ili ih prikupljate u vlastite svrhe.
• Ako podatke prikupljate kao partner brenda YL, uvijek naznačite da ste neovisan partner brenda Young Living dodavanjem informacija o tome kako namjeravate upotrebljavati osobne podatke i uvijek uputite korisnike na Pravila o privatnosti za YL Europe https://www.youngliving.com/hr_hr/company/privacy.
• Ako podatke prikupljate za vlastite potrebe (ne za događaje povezane s YL-om, newsletter ili slično, uključujući prodaju proizvoda YL javnoj publici na svojoj web-stranici), tada su ti podaci vaši i vi ste odgovorni za njih. Nemojte upotrebljavati te podatke da biste nekoga upisali u YL. Prije svega zato što se upisivanje osobe bez njezina znanja ili prisutnosti protivi pravilima YL-a, a osim toga, potreban vam je pisani pristanak (npr. poruka e-pošte vlasnika podataka, koju morate čuvati na sigurnom) da biste njezine osobne podatke dijelili s drugima.

Također morate obavijestiti vlasnika osobnih podataka o tome koliko dugo namjeravate čuvati njegove podatke. To se obično navodi u obavijesti o privatnosti. Stavite jednostavnu izjavu na svoju web-stranicu – pogledajte primjere na web-stranici Ureda povjerenika za informiranje (ICO) https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (ili provjerite informacije kod nadležnog tijela za zaštitu podataka u vašoj zemlji).

• Pobrinite se da su podaci koje čuvate točni.
• Dozvolite pojedincima da zatraže brisanje osobnih podataka.
• Ako se zahtjev za brisanjem podataka odnosi na podatke povezane s YL-om, proslijedite zahtjev službi za korisnike u Europi customercare@youngliving.com.
• Ako se zahtjev za brisanjem podataka odnosi na podatke koji nisu povezani s YL-om (vaši događaji ili newsletteri ili podaci koje ste primili putem vlastite internetske trgovine / web-stranice), tada je vaša odgovornost izbrisati te podatke u roku od 28 dana (uključujući poruke e-pošte, popise u programu Excel, dokumente u programu Word, ali isključujući fakture) pismenim putem (npr. putem e-pošte).
• Potaknite partnere brenda Young Living ili maloprodajne kupce da se obrate službi za korisnike tvrtke Young Living u vezi s osobnim podacima koji su pohranjeni u njihovom Young Living korisničkom računu.
• Ako ste partner brenda iz SAD-a ili partner brenda na bilo kojem drugom tržištu YL-a i imate članove ili klijente u Europi, imajte na umu da ste obavezni poštivati nova pravila za zaštitu podataka i dokumentirati mjere koje ste poduzeli.
• Ako su vam podaci potrebni za izvršavanje ugovora (tj. ime i prezime, adresa, broj telefona, adresa e-pošte...), a klijent želi da izbrišete njegove podatke, obavijestite klijenta da mu ne možete isporučiti robu bez čuvanja njegovih osobnih podataka. Članovi se trebaju obratiti službi za korisnike tvrtke Young Living u vezi s osobnim podacima na svom Young Living korisničkom računu koji mogu utjecati na isporuku robe. Također mogu ažurirati svoje podatke u Virtual Officeu.
• Pobrinite se da je vašim zapisima jednostavno (ali sigurno) pristupiti i da su ažurirani.
• Ako klijent zatraži da mu pošaljete sve podatke o njemu koje čuvate, to morate učiniti u roku od 30 dana od zahtjeva, ali tek nakon provjere da navedeni zahtjev šalje vlasnik podataka. Nitko (čak ni član obitelji) ne može zatražiti tuđe osobne podatke.
• Morate imati pisani pristanak za obavljanje marketinških aktivnosti usmjerenih klijentima. Marketing može uključivati davanje preporuka za određene proizvode.
• Svi osobni podaci vaše organizacije u Virtual Officeu već su sigurnosno pregledani i provjereni radi mogućih “isključenja” primanja promidžbenih informacija. Ako je netko u vašoj organizaciji “isključio” primanje promidžbenih informacija, ne možete mu slati poruke e-pošte promidžbenog sadržaja, informacije o proizvodima, događajima ili slično. “Isključivanje” primanja promidžbenih informacija ne utječe na kontaktiranje s klijentom zbog problema s narudžbom.
• Pobrinite se da su osobni podaci koje čuvate sigurni, čuvajte podatke o klijentima u zaključanom ormariću za datoteke ili na zaštićenom računalu kojem nitko drugi ne može pristupiti. Provjerite lozinke, mjere za sprječavanje krađe i mjere praćenja za sva računala i mobilne telefone te ograničite pristup vašim datotekama i uredskom prostoru. Ako upotrebljavate usluge pohrane u oblaku ili druge davatelje usluga, provjerite imaju li i te usluge dovoljnu razinu sigurnosti.
• Ako dođe do kršenja sigurnosti podataka (npr. gubitka ili krađe podataka), morate obavijestiti nadležno tijelo za zaštitu podataka u vašoj zemlji u roku od 72 sata od kršenja.
• Nažalost, “WhatsApp” nije usklađen s Općom uredbom o zaštiti podataka jer preuzima sve podatke o kontaktima na telefonu i dijeli ih s drugim Facebook tvrtkama (pogledajte njihove Odredbe o zaštiti privatnosti). Dijeljenje podataka “s drugima” moguće je isključivo uz pristanak vlasnika podataka.

Savjeti:

• Izbjegavajte zapisivanje osobnih podataka (koliko god je to moguće) u bilješke na malim komadićima papira koji se mogu jednostavno izgubiti.
• Spremite i čuvajte pristanak (na sigurnom).
• Ne ostavljajte prijenosno računalo, telefon, iPad i slične uređaje u automobilu tijekom noći.
• Za odlaganje svih ispisa ili starih papirnatih dokumenata preporučuje se rezač papira. Nikada ih nemojte bacati u smeće.
• Izbrišite stare datoteke i ispraznite “koš za smeće” na prijenosnom računalu.
• Prije nego što preuzmete novu ažuriranu datoteku, izbrišite staru.
• Uvijek vodite računa o tome da razgovarate ili razmjenjujete poruke e-pošte izravno s vlasnikom podataka kada raspravljate o njegovim osobnim podacima.

KAO VODITELJ OBRADE PODATAKA MOŽETE BITI ZAKONSKI OBVEZANI REGISTRIRATI SE KOD NADLEŽNOG TIJELA ZA ZAŠTITU PODATAKA U VAŠOJ ZEMLJI.